エクセルで顧客管理、データベースを作成するソフト「エクセルカードHARI」
エクセルで顧客管理、データベースを作成するソフト「エクセルカードHARI」

エクセル顧客管理を行いたい場合は、「エクセルカードHARI」が便利です。

データベース作り方を学ぶことができ、データ量が多くなった場合でも、データを分割したり、ACCESSに移行すれば問題ありません。

データ管理の基本とは?
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エクセルで顧客管理をする場合どのようにすればよいでしょうか。

顧客管理の基本は、

  1. データを登録する
  2. データを引き出す
  3. 一覧表を作る

以上の3つです。

別の言い方で言えば、

  1. データ登録
  2. 検索
  3. 資料印刷

または、

  1. データ入力
  2. データ抽出
  3. 見やすい資料を作成

といった感じでしょうか。

それでは、具体的な例を挙げて見ましょう。

例えば、運転代行業の方が、スムーズに業務をこなすために顧客管理をしたいと思います。

専門家でもなく、費用もかけられない場合、まずはじめに使おうとするのはエクセルではないでしょうか。

少なくともこの記事をお読みの方は、エクセルに関する情報をお探しかと思います。

というわけで、ここでは、エクセルを使って顧客管理を行う方法をご説明します。

まず、

  1. 顧客の人数は何人くらいでしょうか。
  2. 管理する項目はいくつくらいあるでしょうか。

例えば、1000~1500名のお客様の名簿があるとします。

管理したい項目は、

  • 氏名
  • ふりがな
  • 住所
  • 電話番号
  • 車種
  • 車番
  • 料金
  • ポイント
  • 備考

などとします。

これくらいのデータ件数、項目数であればエクセルでデータベースを作成しアクセスのように使うことができます。(お急ぎの場合は、一気に下までスクロールして、「エクセルカードHARI」をダウンロードして使ってみて下さい。このソフトは顧客管理に必要な基本部分を作っております。)

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上のように、エクセルシートにデータテーブルを作り、データを登録して行きます。(エクセルカードHARIでは、既にその作業は終えています。)

ここで、ユーザーが求める事はどのようなことでしょうか?

例えば、

  1. 電話番号(下4桁)で検索したい
  2. 名前で検索したい
  3. 名前で検索する場合は、例:「山本」だった場合「やまもと」や「ヤマモト」で検索したい

のようなことではないでしょうか。

このようなことをする場合、エクセルの機能をよく理解している方であれば簡単にできます。(難しい場合は、青字を飛ばして下さい。)

1、まず、抽出を行うには、フィルタモードにします。
作成した顧客管理のデータのセルを選択した状態で
Excel2003なら[データ]メニュー-[フィルタ]-[オートフィルタ]でクリック
Excel2007なら[データ]タブー[並べ替えとフィルタ]グループ-[フィルタ]ボタンでクリック
→リストがフィルタモードになり、項目名に▼がつきます。

2.目的の「山本」で始まるお客様を抽出
氏名の▼をクリック、フィルタオプションを選択。
→[オートフィルタオプション]が表示されます。
抽出条件の指定を左の枠に
山本
と入力し、右枠を▼
で始まる
に直したら、OKをクリック。
これで山本で始まるお客様が抽出されます。
抽出されたデータの行番号が青字になり、画面下のステータスバーには何件抽出されましたと表示されます。

※抽出後は、▼からデータを「すべて」に戻します。

とまあ、このようにすればデータの抽出ができます。

当然です。エクセルは高機能です。

15年もかけてマイクロソフトが開発し、熟成されたソフトです。(2014/03現在)
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上のようなこと以外にも、様々な機能が搭載されており、専門家でなくとも今ではユーザーが多種多様な使い方をしていることでしょう。

ここで、運転代行業の方の例を思い出してみましょう。

もともと、ユーザーの目的は単純明快です。

作業時間を短くしたい。

作業の効率化を図りたいのです。時間を気にしなければ、ソフトを使う必要はありません。目的は明確です。

お客様から電話を受けて、運転手がお客様の所に行くまでに、できるだけお客様の情報を伝えて、スムーズに業務をこなしたいのです。

そこで、顧客管理をしてみようと思ったのです。

顧客管理がきちんとなされていれば、作業効率が上がるはずだ

しかし、本業は運転代行。

パソコンやエクセルに関しては本業ではありません。もしかしたら、本当に使い始めたばかりの初心者かもしれません。

そこで、ユーザー様はこう考えるのではないでしょうか。

勉強しよう。

本を購入して勉強しよう。または、今ではネット上に様々な情報があるので、ネットで勉強しよう。

そして、自分で作ろう。

しかし、時間は限られています。そもそも、スムーズに業務をこなしたいだけであり、今のままでも現行業務は回っています。

そのような状況で、専門家でも時間のかかる顧客管理を思い通りに行うことができるのでしょうか。

エクセルカードHARIは、そんなユーザー様の作業量を大幅に削減します。

低価格なので導入しやすく、費用のかかるシステムと比べ、リスクは格段に下がります。さらに、無料で試しに使ってみる事もできます。

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エクセルカードHARIについてーーーーーーー

データの入力

  • 項目数最大80項目
  • 入力フォームあり(カード型)
  • エクセルシートをそのまま編集可能

データの抽出

  • 項目で絞り込み
  • 並び替え
  • 先頭一致・等しい・含むの条件で絞り込み

目的のデータを取りだす操作を「抽出」or「フィルタ」と言います。
抽出を行うには、項目ごとにきちんと入力したデータベースを使用します。(エクセルカードHARIでは自動でデータベースが作成されます。)

エクセルでデータベースを作成するには、作成上の注意があります。
・セルの結合をしてしまうと、並べ替えや抽出ができなくなります。
・リストは1シートに1つ作成する。隣り合うセルにデータを入力してしまうと抽出や並べ替えで影響を受けてしまうため。
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「エクセルではもう限界!アクセスを使うべきだ!」

アクセス?

アクセスとは、データベース管理専用のソフトです。データ量が多かったり、管理項目が多い場合はもちろんアクセスの方が優れています。専用のソフトですからね。

よく、「エクセルではもう限界。」「エクセルの資料が多すぎて管理できない。」という状況に陥った場合に、アクセスなどのデータベース管理専用のソフトが使われたり、独自に開発を行ったりします。それを使うことでデータをわかりやすく管理することができます。

要は、一元管理というやつです。

一元管理とは、登録したデータが整理されているため、必要なデータだけを抽出し、集計表などを作成するのに適した管理です。

登録したデータがそれぞれボックスに入っており、その中から好きな条件で必要なデータだけを取り出すといったイメージでしょうか。

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もちろん、一元管理を行うにはアクセス(Access)の方が優れています。

しかし、ユーザーは自分で管理したいからエクセルを使う発想に至ったわけです。

アクセスを使えるのなら、アクセスの長所とエクセルの長所については理解しているはずですので、アクセスで顧客管理するでしょう。

アクセスはよくわからない、エクセルの方が使い慣れているから選択したのです。

いまから、アクセスを勉強してシステムを構築するのであれば作業は後回しになります。

なぜなら、今行いたい業務を消化することが最優先だからです。

システム開発を行う専門業者でない、他の業者様が、Accessを勉強しAccessでプログラムを組む時間がどれだけ与えられているでしょうか。

プログラムというものは手作業では大変なものを自動化し、作業効率をあげるものです。
最悪、いま行いたい業務を消化する方法はプログラムを組まなくてもいくらでもあるのです。

そこに、アクセスで組めばできる、お金を払えばできるでは業務効率化は進みません。今まで通りに業務をこなし、その場をしのぐ事を選択するでしょう。

しかし、エクセルなら業務効率化が進行します。

それは、エクセルを使い慣れているためすぐに取り掛かかる事ができ、自分の力で業務の合間などの短い時間で業務効率化を進めていくことができるからです。

ユーザーはこう思います。

エクセルならできそう。

エクセルなら使える。

だから、エクセルでデータ管理、エクセルで顧客管理なわけです。

一からAccessを勉強するのですか?

システム開発を依頼するのですか?

もしそうであれば、そちらをおすすめします。なぜなら、管理データが多くなった時エクセルでは行き詰ることは分かっているからです。それを承知した上で、
ここでは、エクセルを使って顧客管理する方法をご説明しております。

繰り返しますが、その理由は、

ユーザーがエクセルを使い慣れているからです。

 


クラウド型顧客管理について━━
クラウド顧客管理

最近では、クラウド型顧客管理システムなどが流通しており、インターネットの普及により遠隔地でのデータ共有やリアルタイム性が求められています。

しかし、クラウド型システムというものは、1つのシステムをみんなで使うというものです。専門的な業務に対応したり、一人一人の要望を個別に受け入れる場合には、融通が利かないことも多いのではないでしょうか。

さらに、クラウド型システムは、印刷物において罫線やフォントなどその他、様々な機能がエクセルと比べて劣っています。

特に日本では、資料の細かい部分などにこだわりが強く、いままでエクセルで資料を作成していただけに、クラウド型システムを利用して作成した資料では見劣りするのでは無いでしょうか。

では、このような問題点を解決するには、どうすればよいのでしょうか。

それは、エクセルとクラウドの共存です。

それを実現したのが、「エクセルカードKONA」です。

印刷物を作成するのに最も優れているのはやはり、エクセルです。

機能面では、図形や罫線の細かい修正が行えます。

クラウドシステムでは、Excelほど機能に優れたソフトは無いでしょう。(2014年6月 現在)

「ローカルのエクセル」と「クラウドのエクセル(WebApps)」を比べてもその差は歴然です。その違いを知りたい方は、[Excel WebApps 比較]などで調べてみて下さい。

何よりほとんどの人が既にローカルエクセル(一般に言うExcel)を使って資料を作成しており、過去に作成した資料や伝票などの書類は、エクセルのファイル形式で保存されているのが現状です。

そうであれば、業務の流れを止めることなく業務効率を上げるシステムを構築するにはエクセルとの連携が重要なのではないでしょうか。

いくら新しいシステムを導入したとはいえ、ユーザーは今後もエクセルを使うことがあるでしょう。

それは、エクセルならできる。エクセルなら使い慣れているからです。

つまり、業務の上で、エクセルを使っているという、その「普及度」が、他のソフトと圧倒的に違います。エクセルなら誰でも一度は使ったことがあるのではないでしょうか。

現行業務を新しいやり方に変えるのは非常に困難であり、リスクを伴います。

新しいシステムを導入したものの、社員に使わせるのが難しく移行できない場合もあるのでは無いでしょうか。

業務を行っている方の作業をエクセルから新しいシステムに移行するのでなく、エクセルで行う業務はそのままで、入力したデータをデータベース化し、データを活用できる状態にするという事です。

さらに、エクセルとクラウドとの共存とは、ローカルに保存されたデータを送受信し合うことで、遠隔地とのデータを共有し一元管理します。

よく言われるクラウドシステムとは、プログラムやデータがWEB上にあることです。
そのメリットは、

  1. データを共有できる
  2. みんなで使える
  3. みんなで使うから、一人あたりのコストが安い

などが挙げられます。

また、デメリットは、

  1. みんなで使うから、個別対応ができない
  2. 使用者が少ない場合は逆にコストがかかる
  3. プログラムの機能がローカルに劣る(Excelなど業務ソフトの場合)

では、ローカルにあるAccessでプログラムを組んだ場合はどうでしょう?
メリット

  1. 機能に優れている(開発の歴史が長い)
  2. 個別に対応できる
  3. 専門業種で発生する細かい要望に対応できる

デメリット

  1. 遠隔地でのデータ共有ができない⇒データ共有できます
  2. 開発コストが高い⇒独自の開発技術により解消しました

上にあるように、ローカルにあるAccessでのデメリットは既に解消しており、データ共有や開発コストは、もはやメリットになっています。

あえて、欠点を上げるならば、それは、リアルタイム性です。

瞬時にリアルタイムなデータを見たり、またそのデータを利用する場合は、クラウドシステムの方が適しています。

ところが、瞬間的なデータは必要なく、一日の業務の終わりに集計がとれれば問題ない場合や、数分から数十分おきに更新されれば問題ない場合などは、むしろ、ローカルのプログラムの方がメリットは大きいです。

Excelを使う大きなメリットは、「コスト」と「機能」です。

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