エクセルではもう限界?ユーザーがExcelを使う3つの理由とは。
エクセルではもう限界?ユーザーがExcelを使う3つの理由とは。

エクセルではもう限界!?

よく、エクセルでは管理が限界などと言われていますが、それはどういう意味なのでしょうか。

まず、ユーザーは、エクセルで何を管理しているか。

それは、住所・氏名等の単純な顧客データの管理。

また、それらのデータをもとに作成した見積書や請求書の資料であったり、集計表などが挙げられるでしょう。

次に、ユーザーは、何を限界と感じているのでしょうか。

それは、探したいデータやファイルが簡単に見つからない事ある特定のデータの集計が取れない事などでしょう。

ユーザーは、複数存在するエクセルファイルのデータを一元管理できないことを限界だと感じているのです。

これは、本当にエクセルの限界なのでしょうか?

答えは、ノーです。

なぜなら、それはエクセルの限界ではなく、エクセルファイル・データを管理出来ていないことが原因だからです。

つまり、ファイル・データの管理がきちんとなされていれば、エクセルでも充分管理が可能なのです。

もちろん、「無理して、エクセルでデータ管理する必要が無い。」「エクセルを使う方が効率が悪い。」などという意見もわかります。

開発者の立場では、データ管理を行うには、Accessや他のデータベースソフトを使い管理する方が、データの登録・検索・集計に適しています。

では、それでも尚、弊社がエクセルを使ってデータ管理ツールを開発する理由はなんなのか?

それは、ユーザーがエクセルを使っているからです。

ここで、ユーザーがエクセルを使う理由を上げて見ます。

①使い易いから
②自分で作れるから(表・グラフ・関数を使った集計など)
③データベースシステムを使うほど費用は考えていないから

他にも、理由はあるかもしれませんが、この3つの理由についてご説明すると、

①は、エクセルは世に広く普及しており、ユーザーが使い慣れていることやエクセルが長年の間、バージョンアップを繰り返してきたことにより使い易いと感じていると言えるでしょう。

②は、重要です。集計表を作ろうと思った際に、自社で使っているシステムでは目的の集計表を出せない場合には、どうするでしょうか。

システム開発者に集計表が出せるように変更依頼すればよいのですが、そんな時間もコストも無い。

そんな時、一番にチャレンジしてみるのがエクセルでしょう。つまり、自分で集計できるのがエクセルなわけです。

しかしそれは、何とか目的の集計表が出来上がりはしますが、そのエクセルファイルは1枚の紙が宙に浮いたように存在し、同じようにして発生した他のファイルと一元管理されずに、次々に作成されていきます。

結局、このような状況が、複数のエクセルファイルが存在し、エクセルでは限界と感じてしまう、ここでのテーマの最も典型的な例だと言えるでしょう。

③は、会社にとって最も重要な要因の一つです。費用が無いのです。

お金さえあれば便利なシステムができる事は周知の事実です。

こうすれば便利、ああすれば便利といったアイデアや意見はいくらでも出てくるでしょうが、全てのアイデアをシステムに組み込んだ場合にかかる費用は、いったいいくらになるのでしょう。

仕様を詰めているうちに予算が合わなくなり、現状維持などに落ち着くようであれば元も子もありません。

そのようなことは、ユーザーにとっても、開発者にとっても、時間の無駄であり、そもそも業務効率化は進展しません。

以上の3点が、ユーザーがエクセルを使う主な理由です。

 

◆◆◆

 

では、本題に戻ります。

じゃあ結局何を使ったらいいのか。

エクセルです。

使いたい場面で、使いたいように使いましょう。

ユーザーがエクセルを使っているという行動を変更し、他のシステムを使うようにするなどという、無理矢理なことはしません。

ただし、「エクセルを使いながら、データの管理をきちんとしましょう。」ということです。

もっといえば、エクセルの限界が来たのであれば、その時にAccessなどのデータ管理システムにデータを移行すればよいのです。

そもそも限界の無いシステムなど存在しません。Accessだろうと、他のデータベース管理ソフトだろうと、必ず限界はあります。

限界が来た時に、予算はいくらで、どこまで対応するのかという事です。

エクセルの限界が何なのかもわからないまま、高額なシステムを導入するのは損です。

まずは、エクセルでできるところまでやってみて、行き詰ったところでそのデータを利用して、次に何をしたいのかを考えてみてはいかがでしょうか。

(そもそもそんな時間はなく、データの一元管理に緊急を要する場合は、目的の業務を満たすシステムを導入する他ないと思いますが。)

 

ここまで読んでいただきありがとうございます。

 

では、結局何をすればいいの?

エクセルカードHARIを使って下さい。

 

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エクセルカードHARI?宣伝?

言ってしまえばそうなのですが、無料で使えます。無料版と有料版の違いは、印刷物を作成できるかできないかです。有料版ライセンスは、500~10,000円(税抜)です。

どうしても宣伝のようになってしまいますが、これは、ユーザー様がデータ管理を行いたい場合に、高額なシステムを導入するのでなく、低価格でリスクなく始めることができるように作成したソフトです。

データ管理の基本が身に付き、今後どのようにデータを扱っていくのかという発展性もあります。

(使い物にならない場合は、ダウンロードした後に削除して下さい。アンインストールはフォルダ[C:¥App¥ExlCard]を削除するだけです。)

 

エクセルカードHARIの機能は次の通りです。

  1. データの登録
  2. データの検索
  3. 一覧表・集計表の作成(※作成の際には、エクセルの機能を全て使えます。)

 

重要なのは、3番です。

ユーザーが、最もこだわりたい表の作成を自分で行いたい。

表の作成であればエクセルでできる。

 

だからエクセルなのです。

 

エクセルではもう限界!?

いいえ、まずは限界までやりましょう。

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